AI en de zorg. Een combinatie die je misschien niet direct verwacht in een sector waar persoonlijk contact voorop staat. Toch zetten steeds meer zorgorganisaties AI agents in om hun wervingsproces te versterken. Met succes. Waar het verschil zit tussen enkel efficiënter werken en de kandidaatbeleving naar een hoger niveau tillen? Dat lees je in dit blog, aan de hand van concrete voorbeelden uit de praktijk.
TLDR | Zorgorganisaties staan voor een lastige combinatie: de druk op zorg recruiters vraagt om een kritische blik op efficiëntie, terwijl kandidaten juist persoonlijke aandacht verwachten in een sector waar menselijk contact voorop staat. AI agents blijken hierin een waardevolle aanvulling, mits ze de juiste context en training krijgen. Kinderopvang Mundo, ViVa! Zorggroep, Triade Vitree, Okeedo en QuaRijn laten zien wat goede AI-collega’s concreet opleveren: betere kandidaatbeleving, gemiddeld 8 uur tijdsbesparing per recruiter per week en een hogere sollicitatie-hire ratio.
Het spanningsveld bij recruitment in de zorg
De druk op zorg recruiters is al jaren hoog en dat zal – met de aanhoudende krapte – voorlopig nog wel zo blijven. Samen met de vele reacties en vragen buiten kantoortijden, de wens van kandidaten om laagdrempelig te kunnen solliciteren en de repeterende aard bij de pre-screening (check op beschikbaarheid, diploma’s en regio) is er een duidelijke roep om efficiëntie en automatisering. Tegelijkertijd zijn zorgmedewerkers de doelgroep die persoonlijkheid en menselijk verwacht, ook in het recruitment proces.
AI agents als oplossing, maar wel op de juiste manier ingezet
Personalisatie aan de ene kant, automatisering aan de andere kant. Beide zijn belangrijk en beide kun je realiseren met de inzet van slimme AI agents. Die kunnen vragen beantwoorden, checken of een kandidaat aan de vereisten voldoet en kandidaten begeleiden in hun sollicitatie. Ideaal, maar wel onder de juiste voorwaarden. Want een simpele AI agent die vrij rigide een vragenlijstje afwerkt, geeft kandidaten al snel het gevoel onderdeel te zijn van een geautomatiseerd proces. Dat is precies wat je niet wilt, vooral niet bij de zorg doelgroep.
Maar als je een AI agent de juiste context meegeeft – wie zijn jullie als organisatie, waar staan jullie voor, hoe ziet het sollicitatieproces eruit, welke doorgroeimogelijkheden zijn er, etc. – dan kan deze technologie fungeren als een ware AI-collega. Met een goede training en uitgebreide knowledge base als basis kan de AI agent inspelen op de behoeften van de kandidaat, meedenken over mogelijkheden en de beste kandidaten direct doorspelen naar een recruiter. Daarmee zijn recruiters en kandidaten geholpen. Dát is wat je wilt!
De resultaten van AI-collega’s in de zorg
Dat AI agents – mits goed configureerbaar en te trainen – een game-changer zijn voor de zorg blijkt uit resultaten die zorgwerkgevers realiseren.
Verbeterde kandidaatbeleving
De grootste frustratie bij kandidaten in een sollicitatieprocedure is wachten. Door kandidaten 24/7 direct op te volgen, weten ze dat ze in het proces zitten en hebben ze het gevoel dat er iets gebeurt. Dat heeft een duidelijk effect op de candidate experience.
“Voordat we met AI agent Sem begonnen, dacht ik dat kandidaten direct geholpen wilden worden door een ‘echt mens’. Maar na de eerste paar gesprekken die Sem voerde, realiseerde ik dat een razendsnel, warm en kloppend antwoord nog belangrijker is. De hoge snelheid waarmee kandidaten een juist antwoord op hun vraag krijgen, is voor ons recruitment team handmatig niet te doen, maar helpt kandidaten enorm in hun oriëntatie.” – Quinten Ooms-Mensch, Strategisch Informatiemanager bij Kinderopvang Mundo
Daarnaast zorgt de AI agent voor een tijdsbesparing en die tijd kan vervolgens ingezet worden voor extra persoonlijk contact tussen recruiters en kandidaten.
“Bij de implementatie van onze AI-collega hebben we de kandidaat centraal gezet. Het klinkt tegenstrijdig, maar juist door AI kunnen we kandidaten meer persoonlijke aandacht geven. Omdat we de eerste communicatie automatiseren met AI, ontstaat er tijd voor recruiters en vacaturehouders om extra betrokken te zijn bij de kandidaten die bij ons passen.” – Amy Narold, Recruitment Marketeer bij ViVa! Zorggroep
Gemiddeld 8 uur per week bespaard
Een AI-collega die vragen van kandidaten beantwoordt en bij elke kandidaat alvast uitvraagt hoe het zit met diploma’s, ervaring en beschikbaarheid bespaart een recruiter gigantisch veel tijd. Vaak wel 8 uur per week per recruiter!
“Het mooie is dat wij als recruiters nu alleen nog met gekwalificeerde kandidaten aan de slag hoeven. Daarmee besparen we enorm veel tijd. Ik denk dat dit in de pre-apply fase wel zo’n 80% aan handmatig werk scheelt.” – Deborah Olie, Corporate Recruiter bij Triade Vitree
Die vrijgekomen tijd kan worden ingevuld met werkzaamheden waar de mens echt het verschil maakt, zoals het opzetten van creatieve campagnes, het uitdenken van strategie of het adviseren van hiring managers.
“Nu ik ongeveer 1,5 dag per week bespaar dankzij onze AI-collega, heb ik meer ruimte om campagnes te optimaliseren en extra in te spelen op momenten en thema’s. Ik zet nu vaker seizoensgebonden of thematische campagnes in, bijvoorbeeld rondom carnaval in Noord-Brabant of landelijk met Kerstmis. Dat zorgt ervoor dat we in rustige periodes – waarin we voorheen soms geen enkele reactie binnen kregen – nu wel 20 tot 30 sollicitaties genereren.” – Diangeny Felesie, recruiter bij Okeedo
Hogere sollicitatie-hire ratio
Een effect dat je misschien niet direct verwacht, maar wel duidelijk naar voren komt: een groter deel van de kandidaten wordt daadwerkelijk aangenomen. Dit komt naar verwachting doordat de directe opvolging in combinatie met de verbeterde kandidaatbeleving zorgt voor meer betrokkenheid van de kandidaat. Een concurrent die je voor is of een kandidaat die niet meer reageert, omdat het proces te lang duurt – dat is verleden tijd dankzij een AI agent.
“In de huidige arbeidsmarkt wil iedere kandidaat snel reactie krijgen. Voorheen ging daar soms teveel tijd overheen, waardoor kandidaten afhaakten. Nu krijgen ze direct antwoord op hun vragen en weten ze veel sneller of ze in aanmerking komen voor een vacature. Dat kan alleen maar positief uitpakken volgens mij.” – Josien van Woerden, corporate recruiter bij QuaRijn
Zorg voor de juiste balans
AI in recruitment hoeft dus geen keuze te zijn tussen snelheid en persoonlijke aandacht. Zorginstellingen die AI omarmen laten juist het tegenovergestelde zien. Een goed getrainde AI-collega neemt handmatig werk uit handen, waardoor er meer ruimte ontstaat voor het contact dat er echt toe doet.
