Beter zorgen voor kandidaten met AI | Dit is het verhaal van ViVa! Zorggroep
Zorgmedewerkers oriënteren zich op momenten dat recruiters niet achter hun bureaus zitten – avonden, weekenden, tussen twee diensten door. ViVa! Zorggroep merkte dat het lastig is om dan snel en persoonlijk te reageren, vooral met de hoeveelheid vragen die zij binnenkrijgen. AI-collega Vivian veranderde dat. Niet door het menselijke contact te vervangen, maar juist door ruimte te maken voor meer aandacht en betrokkenheid.
Werken met aandacht en betrokkenheid
ViVa! Zorggroep is een bekende ouderenzorgorganisatie in de regio Kennemerland (Noord-Holland). Met ruim 4.000 medewerkers en 1.300 vrijwilligers zetten ze zich in voor een gezond en prettig leven van ongeveer 11.000 cliënten. Een grote opgave, maar als je het samen doet, dan lukt het. Aandacht en betrokkenheid zijn niet alleen het uitgangspunt richting cliënten, maar ook in hun werving.
Alleen met dit soort aantallen kan het een uitdaging zijn om kandidaten de aandacht te geven die je zou willen. Amy Narold, Recruitment Marketeer bij ViVa! Zorggroep vertelt: “We verwerken jaarlijks duizenden reacties en krijgen veel vragen van potentiële kandidaten uit de regio. Dat gaat altijd door, ook in de avonden en weekenden. We willen graag snel reageren, maar handmatig is dit simpelweg niet bij te houden. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een manier waarop dit geautomatiseerd en toch persoonlijk kan.”
Meer vragen dan het team kon bijhouden
Voordat ViVa! Zorggroep aan de slag ging met AI agents, kwamen vragen van kandidaten binnen bij het klantinformatiecentrum. Amy vertelt: “Vooral in de zorg – vanwege de onregelmatige roosters – zie je dat kandidaten zich oriënteren buiten kantoortijden. Dagelijks komen er veel vragen binnen en een deel kon het klantcontactcentrum prima beantwoorden, maar zij zijn uiteraard niet helemaal thuis in recruitment. Specifieke vragen werden naar ons doorgestuurd, waardoor er alsnog druk op ons team stond. Zeker omdat je kandidaten snel antwoord wil geven, ook als ze in het weekend of de avonden contact zoeken.”
De keuze voor een AI agent
Amy en haar collega’s gingen op zoek naar mogelijke oplossingen. Belangrijk daarbij: het moet een verbetering zijn voor de kandidaat én de recruiters. “AI is erg geliefd in ons team en we kwamen al snel tot de conclusie dat een AI agent onze uitdagingen kon oplossen, want die kan echt een gesprek aangaan en inspelen op de persoonlijke vragen en voorkeuren van de kandidaat. En dat 24/7,” aldus Amy.
ViVa! Zorggroep gebruikt de software van MrWork al enkele jaren voor campagnes, soft conversions en leadgeneratie, waardoor de stap naar de MrWork AI Hub logisch voelde. Amy licht toe: “MrWork is een hele fijne sparringpartner – eigenlijk een verlengstuk van ons team. Ze kennen onze organisatie door en door en daarom voelde deze uitbreiding heel laagdrempelig. Daarnaast vonden we het belangrijk dat de AI agent volledig geïntegreerd zou worden in onze werken-bij site, met de leadcampagnes en het ATS. De keuze voor de AI Hub was daardoor snel gemaakt.”
Het takenpakket van AI-collega Vivian
ViVa! Zorggroep ontwikkelde samen met MrWork een AI-collega: Vivian. Zij begeleidt kandidaten in het oriëntatie- en selectieproces door vragen te beantwoorden en hen na een pre-screening door te verwijzen naar de best passende vacatures.
Amy vertelt enthousiast over de innovatie: “Het is een verademing dat AI-collega Vivian altijd klaar staat voor onze kandidaten. Iedere dag komen er veel reacties binnen – van ‘wat is de status van mijn sollicitatie’ tot niche vragen over diploma’s en functies – en die handelt Vivian vriendelijk en behulpzaam af. Ik schat in dat dat ons wel een werkdag per week bespaart en voor kandidaten is het heel fijn om op hun eigen momenten het gesprek aan te kunnen gaan.”
Daarnaast zorgt Vivian ervoor dat het recruitment team enkel met kwalitatieve sollicitaties bezig hoeft te zijn, doordat zij een pre-screening uitvoert op reacties die binnenkomen via leadcampagnes. “Met leadcampagnes verlaag je de drempel tot reageren enorm, maar dat zorgt er ook voor dat je best veel reacties krijgt van kandidaten die helaas niet aansluiten. Nu Vivian vragen stelt over diploma’s, de werkregio en voorkeuren, kunnen we kandidaten direct op de best passende vacatures wijzen. Als kandidaten nog niet over de juiste diploma’s beschikken, dan legt Vivian hen de mogelijkheden voor een werkleertraject voor,” vertelt Amy.
“Ik schat in dat AI-collega Vivian ons wel een werkdag per week bespaart en voor kandidaten is het heel fijn om op hun eigen momenten het gesprek aan te kunnen gaan.”
Amy Narold, Recruitment Marketeer
Vivian wordt elke dag een beetje beter
“Het mooie aan een AI agent is dat je continu kunt bijschaven en optimaliseren. Wij monitoren de gesprekken en checken of Vivian de kandidaat goed geholpen heeft. Zien we iets dat de volgende keer beter kan, dan kunnen we dit eenvoudig zelf aanpassen in de MrWork AI Hub. Bij dit proces ondersteunt MrWork ons, zodat we deze training steeds meer zelf op kunnen pakken,” aldus Amy.
Eén AI-collega, veel resultaat
De ambitie van ViVa! Zorggroep was om met de toevoeging van een AI-collega de kandidaatbeleving te verbeteren en tegelijkertijd de druk op het recruitment team te verlagen. De cijfers spreken voor zich: dat is gelukt!
- Hogere betrokkenheid op de werken-bij site → 50% meer paginabezoeken per sessie, 30% langere sessieduur en 25% meer interactie
- Gemiddelde toename van 14% in aantal sollicitaties, in laatste maanden lag dat zelfs op 38% meer sollicitaties
- Ongeveer een werkdag per week bespaard bij recruitment- en klantinformatieteam
De tijd die ze besparen op uitvoerende taken wordt nu besteed aan strategische werkzaamheden – waar de mens het verschil maakt. “Ik kan me volledig richten op onze campagnes en arbeidsmarktcommunicatie en juist bij zo’n schaarse doelgroep is dat zo belangrijk. Mijn recruitment collega’s kunnen meer aandacht geven aan kandidaten, bijvoorbeeld door een keer extra na te bellen, en hebben meer ruimte om vacaturehouders te adviseren,” aldus Amy.
Meer menselijk contact door AI
“Bij de implementatie van onze AI-collega hebben we de kandidaat centraal gezet. Het klinkt tegenstrijdig, maar juist door AI kunnen we kandidaten meer persoonlijke aandacht geven. Omdat we de eerste communicatie automatiseren met AI, ontstaat er tijd voor recruiters en vacaturehouders om extra betrokken te zijn bij de kandidaten die bij ons passen,” aldus Amy.
Bij ViVa! Zorggroep staan de komende tijd nieuwe AI-stappen op de planning, bijvoorbeeld het doorontwikkelen van de AI agent en AI-tools voor content creatie. Amy heeft een scherpe visie op de balans tussen menselijkheid en technologie: “Ik zie AI als gereedschap om mijn werk goed te kunnen doen. Als je het niet gebruikt, laat je zoveel liggen. Zet je het slim in en op de juiste momenten, dan hoef je je geen zorgen te maken dat het niet goed werkt of onpersoonlijk is. Het draagt dan juist bij aan een betere beleving, voor recruiters en kandidaten.”
“We hadden geen onderscheidend verhaal, campagnes waren incidenteel en instroom wisselend. Met 65+ openstaande vacatures moést er iets veranderen.”
Amy Narold, Recruitment Marketeer
