Beginnen met een AI-collega, maar dan eerst alleen ‘s avonds en in het weekend. Zo pakte Amphia Ziekenhuis het aan. Inmiddels is hun AI-collega altijd actief: hij pakt de pre-kwalificatie van sollicitanten op en handelt 80% van de gesprekken via de werken-bij site zelfstandig af. Loes Gerards-Bruin, Senior Employer Branding Specialist bij Amphia, vertelde in ons webinar met Mees van Velzen (CEO MrWork) welke keuzes ze onderweg maakten, wat ze bewust bij recruiters houden en wat ze leerden. Webinar gemist? Lees hier de inzichten terug.
TLDR | Amphia Ziekenhuis begon voorzichtig met een AI-collega: eerst alleen voor chats in de avonden en weekenden, zodat het team kon meekijken en bijsturen. Inmiddels is de AI-collega altijd actief, doet hij de pre-kwalificatie van kandidaten die via campagnes reageren en handelt hij het grootste deel van de gesprekken via de werken-bij site zelf af. Kandidaten krijgen daardoor altijd direct antwoord en recruiters houden meer tijd over voor persoonlijke gesprekken. Amphia maakte bewuste keuzes over wat bij mensen blijft: vragen over diversiteit en inclusie en contact met extreem schaarse doelgroepen zet de AI-collega altijd door naar een recruiter. Loes’ advies voor wie wil beginnen: kijk naar de pijnpunten in je huidige processen en test een oplossing eerst met een pilot.
De kandidaatreis centraal
Bij Amphia Ziekenhuis staan niet alleen patiënten centraal, maar ook kandidaten. Want alleen zo vul je al je vacatures. “Het begint allemaal bij het bereiken en prikkelen van je doelgroep. Dat doen we met een verhaal. Een verhaal dat echt is en aansluit bij de praktijk. Als je de interesse hebt gewekt, dan is de volgende stap contact opnemen. Dat moet voor onze doelgroep zo makkelijk mogelijk zijn, maar het moet ook haalbaar blijven om iedereen te beantwoorden,” vertelt Loes Gerards-Bruin, Senior Employer Branding Specialist bij Amphia Ziekenhuis.
Daar wrong het: een grote organisatie als Amphia – met ongeveer 5.000 medewerkers – krijgt veel vragen van kandidaten en reacties via campagnes binnen. Kandidaten maakten dankbaar gebruik van de chat-widget op de werken-bij site, maar het opvolgen van deze chats kostte de twee recruiters veel tijd.
Deze uitdaging speelt niet alleen bij Amphia. Uit de poll in het webinar blijkt dat een derde van de kandidaten na hun sollicitatie enkele dagen moet wachten voordat er een eerste reactie komt van recruitment. Tijdens het webinar geeft Mees van Velzen, CEO bij MrWork, aan waarom een snelle reactie zo belangrijk is voor de kandidaatbeleving: “De grootste frustratie van kandidaten zit ‘m in het wachten op een reactie vanuit recruitment. Dat zien we eigenlijk overal terug.”
Voorzichtig begonnen, nu altijd aan
“Toen MrWork hun AI Hub bij ons introduceerde, zijn we dat gelijk gaan bespreken in het team. Zou het iets voor ons kunnen zijn? Het sloot in ieder geval goed aan bij de innovatiedrang die Amphia kenmerkt. En we zagen de potentie van zo’n AI-collega: kandidaten krijgen altijd direct een reactie en het scheelt onze recruiters veel tijd. Maar het was ook wel spannend. Daarom lieten we de AI-collega eerst alleen de chats buiten kantoortijden oppakken. Zo kreeg de kandidaat ook in de avonden en weekenden meteen antwoord en konden wij het eerst een tijdje in de gaten houden,” aldus Loes.
De recruiters bij Amphia kwamen al snel tot de conclusie dat de AI-collega niet ten koste ging van het persoonlijk contact met kandidaten. Integendeel! Ze kregen juist meer ruimte voor echte gesprekken. Loes vertelt: “Daarom zetten we onze AI-collega nu in voor de pre-kwalificaties van kandidaten die rechtstreeks vanuit onze campagnes reageren en voor het grootste deel van de gesprekken via de werken-bij site.”
Uiteraard zijn er ook leerpunten naar voren gekomen bij de inzet van een AI-collega: “We hebben in het begin veel tijd gestoken in het monitoren van alle gesprekken. Soms zagen we dat er onjuiste informatie gedeeld werd, maar dat kwam bijvoorbeeld doordat deze informatie op onze website verouderd was. Je krijgt dus ook direct input over waar je mee aan de slag moet. Je kunt de implementatie van een AI-collega eigenlijk vergelijken met het inwerken van een nieuwe collega. Daar moet je ook tijd en aandacht aan besteden,” geeft Loes aan.
Het resultaat: kandidaten krijgen altijd direct antwoord en de AI-collega handelt 80% van de gesprekken via de werken-bij site zelfstandig af, waardoor recruiters meer tijd overhouden voor persoonlijk contact.
Grip houden door je AI-collega te trainen
Amphia maakte bewust keuzes over de werkwijze van hun AI-collega. Wanneer moet de AI agent het gesprek overdragen? Hoe zorgen we voor een goede aansluiting op de bestaande processen? “Wij hebben ervoor gekozen dat vragen over diversiteit en inclusie altijd door een recruiter opgepakt worden. Daarnaast kennen we enkele extreem schaarse doelgroepen. Als die contact opnemen, willen we dat direct zelf overnemen. Dat soort gesprekken zet de AI-collega altijd door naar onze recruiters,” aldus Loes.
Voor een goede aansluiting op huidige processen was de koppeling met het ATS (Jobylon) heel belangrijk.
De volgende stappen voor Amphia
Naast de inzet van hun AI-collega ziet Loes meer kansen voor AI in recruitment: “Uiteindelijk is het mooi als AI kan ondersteunen bij de selectie van kandidaten. En we kijken natuurlijk naar GEO. Hoe zorgen we ervoor dat LLM’s ons noemen? Dat is een belangrijk onderwerp op de recruitment agenda.”
Loes’ tip als het gaat om beginnen met AI? “Kijk naar je huidige processen en specifiek naar de pijnpunten daarin. Bespreek met het team hoe je dit met behulp van slimme technologie zou kunnen oplossen en ga het dan gewoon proberen met een pilot. Dan zie je pas echt of het voor jullie werkt.”
