Het merendeel van de werkweek van recruiters gaat naar administratieve taken. Met de krapte op de arbeidsmarkt is dat eigenlijk niet houdbaar. Matching en opvolging blijken echte tijdslurpers, maar goed nieuws: als je je laat ondersteunen door AI technologie bij deze taken, dan kun je in minder tijd meer hires realiseren. In het webinar van theMatchBox en MrWork werd dit toegelicht, maar geen zorgen als je het gemist hebt. Wij hebben de samenvatting voor je!
TLDR | Recruiters zijn het grootste deel van hun werkweek kwijt aan administratie. Vooral handmatige matching en opvolging kosten veel tijd. Met AI kun je deze processen slimmer inrichten. Je begint met het verrijken van kandidaatprofielen en vervolgens laat je AI matching tool zoeken op vaardigheden in plaats van losse trefwoorden, zodat ook synoniemen en vergelijkbare functietitels worden meegenomen. De juiste kandidaten komen naar boven en worden benaderd door AI agents. De agents peilen interesse en voeren pre-screenings uit, terwijl theMatchBox en MrWork onderling interactiecijfers uitwisselen zodat actief reagerende kandidaten bij een volgende zoekopdracht automatisch bovenaan komen. Voor recruiters scheelt dit gemiddeld 8 uur per week aan opvolging en pre-screening met de AI agents van MrWork, terwijl gebruikers van theMatchBox 30% meer plaatsbare kandidaten uit hun database halen. Doordat kandidaten sneller een reactie krijgen, daalt bovendien de uitval die nu vaak ontstaat door een te traag proces. Zo ontstaat een doorlopende cirkel: betere data levert slimmere matches op, de tijdwinst daarvan gaat naar persoonlijke gesprekken en die gesprekken leveren op hun beurt weer betere data op.
De belangrijkste uitdagingen bij matching
Een goede match maken lukt niet met onjuiste of ontbrekende informatie. Een kandidaatprofiel met enkel een naam en contactgegevens gaat nooit naar boven komen als je – tussen duizenden profielen in je ATS – zoekt naar de juiste persoon voor een nieuwe vacature. Het begint dus met kwalitatieve en complete data, maar dit is vaak nog niet in orde. In het webinar geeft 54% van de deelnemers aan dat hun datakwaliteit blijft steken op matig en dat er duidelijke hiaten of inconsistenties aanwezig zijn.
Jan Govaerts, CEO bij theMatchBox, deelt zijn visie in het webinar: “Datavolwassenheid is ongelooflijk belangrijk. Als je je data niet op orde krijgt, dan ga je over een paar jaar altijd achter de feiten aan lopen. Je kunt dit allemaal handmatig gaan inkloppen, maar het is slimmer om hier technologie voor in te zetten.”
Heb je je data goed staan, dan kom je bij de volgende uitdaging: het vinden van passende kandidaten op basis van de vacature. Handmatig profielen doorspitten is niet werkbaar en dus ga je zoeken op trefwoorden en/of filters gebruiken. Helaas werken dit soort zoekfuncties vaak letterlijk en begrijpen ze niet de bedoeling erachter. Vertalingen of synoniemen worden bijvoorbeeld niet meegenomen, waardoor je alsnog de beste kandidaten mist.
De belangrijkste uitdagingen bij opvolging
Heb je toch enkele kandidaten gevonden, dan neem je contact op. Je wil graag weten of ze nog open staan voor iets nieuws en meteen checken of de vacature ook echt bij ze past. Snelheid is hierbij essentieel. “We zien het bij veel organisaties: een kandidaat solliciteert of reageert naar aanleiding van een gevonden match, maar het duurt te lang voordat de recruiter dit oppikt. Er gaat een weekend overheen of je hebt een dag vol met interviews, allemaal logisch. Maar tegen de tijd dat jij de kandidaat belt, krijg je te horen dat hij al bij een andere partij in gesprek is en dat je te laat bent. Er zit een groot verschil tussen een kandidaat vinden en daadwerkelijk aan boord hebben en houden. Precies daar ligt een enorme kans om te automatiseren,” vertelt Martin de Ruiter, CRO bij MrWork.
Het gaat overigens niet alleen om snelheid. Het leggen van contact en dit opvolgen kost tijd, veel meer dan je zou willen. Uit het webinar bleek dat recruiters gemiddeld maar 30% van hun tijd besteden aan gesprekken met kandidaten. De rest gaat naar allerlei administratieve klussen. Martin: “Doe je de opvolging en pre-screening allemaal handmatig, dan verdrink je in klikwerk, terwijl je juist recruiter bent geworden om met mensen in gesprek te gaan.”
Maak het proces slimmer met AI voor matching en opvolging
Het kan anders! In het webinar kwamen twee stappen aan bod: eerst je data en matching op orde brengen (theMatchBox), daarna de opvolging op schaal automatiseren (MrWork).
Zoals Jan Govaerts zegt: “Laat technologie het saaie werk doen, zodat jij je kunt richten op de menselijke kant.” Met een AI matching tool – geïntegreerd in je ATS – wordt het verrijken van profielen en het verhogen van je datakwaliteit ineens veel makkelijker. Dat gaat verder dan alleen het cv: ook notities en gesprekstranscripts worden meegenomen, zodat informatie die anders nooit in een doorzoekbaar profiel terecht was gekomen, alsnog bruikbaar wordt. Daarna kun je wél de juiste persoon vinden, omdat je data completer is en AI snapt dat de zoekterm ‘accountmanager’ net zo goed slaat op een ‘verkoopadviseur buitendienst’ of een ‘account executive’. Of beter nog: selecteer simpelweg de vaardigheden die nodig zijn voor de vacature en laat AI het echte zoekwerk doen!
Vervolgens kun je met AI agents eenvoudig (op schaal) contact opnemen met kandidaten. Je kunt peilen of ze interesse hebben, hun gegevens updaten en direct een pre-screening uitvoeren. Als je kiest voor AI technologie die met elkaar samenwerkt, zoals theMatchBox en MrWork, dan worden interactiecijfers zelfs met elkaar uitgewisseld, zodat bij toekomstige zoekopdrachten kandidaten die goed reageren op eerdere berichten (en voldoen aan het gewenste profiel) bovenaan komen te staan. Van hen weet je al dat zij open staan voor een nieuwe uitdaging en is je kans op een plaatsing dus het grootst.
Daarnaast vergroot je je database als je tijdig om toestemming vraagt om gegevens langer te bewaren. Ook hier komen AI agents goed van pas. Zij kunnen dit proces geheel uit handen nemen, zodat je een grote vijver hebt om uit te vissen zonder extra handmatig werk. Dat maakt je kans op een sterke match bij een volgende vacature weer groter!
De resultaten: meer snelheid, minder uitval, meer efficiëntie en lagere kosten
Recruiters die AI inzetten om slim te matchen en op te volgen, zien hun succes op diverse fronten toenemen.
- Door de AI agents van MrWork in te zetten bij de communicatie met kandidaten is een snel en duidelijk antwoord gegarandeerd. Aangezien een traag proces voor het leeuwendeel van de uitval zorgt (volgens de poll onder de deelnemers), is dit een verbetering die je gelijk merkt. Daarnaast besparen recruiters gemiddeld 8 uur per week op opvolging en pre-screening.
- Gemiddeld halen gebruikers van theMatchBox 30% meer plaatsbare kandidaten uit de database dan voorheen en levert slim matchen hen 14% tijdwinst op.
Alleen die tijdbesparingen leveren al lagere kosten op, maar als je erbij optelt dat er minder advertentiebudget nodig is om kandidaten aan te trekken (je hebt vaker goede kandidaten in je ATS) en de sollicitatie-hire ratio stijgt door directe opvolging, dan is dit helemaal een no-brainer.
De cirkel is rond
Op deze manier maken theMatchBox en MrWork samen de cirkel rond. Betere data leidt tot slimmer matchen en de tijdbesparing die je hiermee én met AI agents voor de opvolging realiseert, zorgt weer voor meer persoonlijke gesprekken tussen recruiter en kandidaat. Die betere gesprekken leiden op hun beurt weer tot betere data. Zo is de cirkel rond!
