“Fijne avond, Tess!” | Topaz wint 32 uur per maand met AI-collega Tess
Kandidaten weten dat ze met een AI agent praten en toch wensen ze Tess na afloop regelmatig een fijne avond. Tess is de AI-collega van zorgorganisatie Topaz. Ze beantwoordt vragen van kandidaten, helpt ze een passende vacature te vinden en doet de eerste screening. In ruim zeven maanden sprak ze meer dan 2.000 kandidaten en dat leverde het recruitment team zo’n 32 uur per maand op. De recruiters van Topaz vertellen hoe ze van een WhatsApp-button op hun werken-bij site bij Tess uitkwamen en wat ze anderen aanraden.
Iedereen vist in dezelfde vijver
Met 9 locaties, 2.600 bewoners en cliënten en meer dan 3.000 collega’s en vrijwilligers is zorgorganisatie Topaz een begrip in Zuid-Holland. Samen zorgen met aandacht is het uitgangspunt bij Topaz, omdat iedereen en het hele leven telt. Maar Topaz staat ook voor lef en nieuwsgierigheid en dat zie je terug in de werving: het team probeert graag nieuwe dingen uit om kandidaten voor zich te winnen.
Celly Buters, recruiter bij Topaz, legt uit waarom dat nodig is: “Door de vergrijzing hebben steeds meer mensen zorg nodig. Tegelijkertijd vergrijst ons personeelsbestand en is de instroom vanuit zorgopleidingen te laag om dit tekort op te lossen. Alle zorgorganisaties vissen dus uit dezelfde vijver en dat maakt dat we de kandidaatbeleving op nummer 1 moeten zetten. We merkten dat makkelijk contact en snel reageren bij onze doelgroep heel belangrijk is, want als kandidaten eenmaal ‘op de markt’ zijn, dan zijn ze dat ook voor andere werkgevers. Toen we bij MrWork zagen hoe je dat laagdrempelige contact mogelijk kunt maken, waren we dan ook snel enthousiast.”
“Toen MrWork hun AI agent introduceerde, waren we gelijk enthousiast. We zagen direct dat dit een verbetering zou zijn voor kandidaten en voor ons als recruiters.”
Saskia Rijnsburger, Recruiter bij Topaz
Van handmatig chatten naar AI-collega Tess
Om vragen stellen zo makkelijk mogelijk te maken, startte Topaz in maart 2025 met de Conversion Toolbox van MrWork. Er kwam een WhatsApp-button op de werken-bij site en ook reacties via Meta leadformulieren kwamen direct binnen op WhatsApp. “Het was een flinke kluif om iedereen persoonlijk antwoord te geven en soms duurde dit dan ook langer dan we zelf wilden. Om je een idee te geven: van maart tot en met begin november (2025) hadden we met bijna 2.000 kandidaten contact op deze manier,” aldus Sylvia van Rijn, recruiter bij Topaz.
“Toen MrWork hun AI agent introduceerde, waren we gelijk enthousiast. We houden ervan om nieuwe dingen te proberen en we zagen direct dat dit een verbetering zou zijn voor kandidaten en voor ons als recruiters. We hebben onze AI-collega Tess genoemd en zijn na een periode van inrichten en testen in november (2025) live gegaan. We zijn er heel blij mee, want Tess neemt ongelooflijk veel werk uit handen,” zegt Saskia Rijnsburger, recruiter bij Topaz.
Sylvia vult aan: “Het was in het begin natuurlijk wel even spannend, maar nu kunnen we niet meer zonder Tess.”
239 uur bespaard door AI-collega Tess
Hoeveel tijd het recruitment team precies terug krijgt nu AI-collega Tess vragen van kandidaten beantwoordt en gesprekken afhandelt? Meer dan 239 uur over een periode van zo’n 7,5 maand. Van half november 2025 tot en met juni 2026 werden er namelijk meer dan 2.000 kandidaten te woord gestaan door Tess. Ruim 90% werd compleet door Tess afgehandeld, de rest droeg Tess over aan een recruiter. Aangezien een volledig afgehandeld AI-gesprek een besparing van 7,5 minuut oplevert en een hand-over chat voor 4 minuten tijdwinst zorgt, kom je uit op 239 uur besparing. Dat is circa 32 uur per maand!
Saskia voegt toe: “We hadden nooit met zoveel kandidaten in contact kunnen staan zonder de hulp van AI. Zonder Tess zou het gewoon te veel handmatig werk zijn om alle chats op te pakken en dan gaat het eerder ten koste van de kandidaatbeleving dan dat het goed doet.”
Wat AI-collega Tess nog meer doet
Inmiddels doet Tess meer dan vragen beantwoorden. Ze helpt kandidaten een passende vacature te vinden en neemt voor een deel van de vacatures de pre-screening voor haar rekening.
Sylvia vertelt: “Sinds eind augustus helpt Tess kandidaten bij het vinden van de juiste vacature. Ze stelt een paar vragen, bijvoorbeeld over de gewenste locatie en uren en de opleiding en werkervaring van de kandidaat. Op basis van de antwoorden stelt Tess passende vacatures voor. Wil de kandidaat solliciteren, dan regelt Tess dat meteen en komt de sollicitatie automatisch in ons ATS. Zo begeleidt ze kandidaten door het hele proces, op een moment dat het hen uitkomt.”
Celly vult aan: “De AI-vacaturematching verloopt via de webchat in plaats van WhatsApp en we merken dat dat een goede keuze is. Voor kandidaten is het erg fijn dat ze zich anoniem kunnen oriënteren, zonder een naam of telefoonnummer te hoeven geven.”
“Sinds eind augustus helpt Tess kandidaten bij het vinden van de juiste vacature.”
Sylvia van Rijn, Corporate Recruiter bij Topaz
Kandidaten vinden het niet alleen fijn dat ze altijd contact kunnen opnemen en meteen antwoord krijgen, ze vinden het contact met Tess ook prettig. “We zijn er altijd open over dat Tess een AI-assistent is en toch bedanken kandidaten haar regelmatig na een gesprek of wensen ze haar een fijne avond. Mooi om te zien, want wij vinden de kandidaatbeleving essentieel bij dit soort vernieuwingen,” aldus Celly.
Het takenpakket van AI-collega Tess is breed, want ze helpt ook bij de pre-screening van geselecteerde vacatures. Tess verzorgt een eerste intake en plaatst een AI-samenvatting van het gesprek in het ATS Jobylon, zodat recruiters direct een stap verder zijn en meer informatie hebben. Saskia zegt: “We gaan dit op korte termijn inzetten voor alle vacatures, want het werkt gewoon heel goed. Het alternatief is dat wij zelf bellen en dezelfde vragen stellen. Dan is dit een stuk efficiënter. En voor kandidaten is het fijner: zij reageren wanneer het hen uitkomt en vooral jongeren vinden het best wel spannend als je gelijk belt.” Zodra Topaz voor alle vacatures AI-gestuurde pre-screening inzet, dan levert dat nog eens 78 uur tijdwinst per jaar op. Samen met wat Tess nu al bespaart, komt het team dan op meer dan 450 uur per jaar.
Samen bouwen aan Tess
“De ontwikkeling en training van Tess is echt een teamprestatie, van onze collega’s en die van MrWork. Intern is onze Privacy Officer bij deze innovatie betrokken, zodat alles klopt met de AVG en Europese regelgeving. Vanuit recruitment lazen we in de eerste fase alle chats die Tess afhandelde en voerde MrWork op basis van die bevindingen verbeteringen door. Stap voor stap zijn we taken gaan toevoegen, zoals de AI-ondersteunde pre-screening, vacaturematching en het verwerken van sollicitaties via de webchat. Inmiddels kunnen we zelf veel aanpassen in de AI Hub, maar Carolien (Customer Success Manager bij MrWork) staat altijd voor ons klaar als we vragen hebben,” aldus Saskia.
Sylvia vult aan: “Het is gaaf om dit traject samen met MrWork op te pakken. Als wij een idee hebben of zien dat iets beter kan, wordt daar altijd naar geluisterd. Het voelt alsof we het product mee vormgeven. Als je ons anderhalf jaar geleden had verteld waar we nu zouden staan, hadden we dat nooit geloofd.”
AI waar het kan, mensen waar aandacht telt
Het recruitment team van Topaz is helder over de rol van AI in recruitment: “Het is geen vervanger van de recruiter, maar een manier om recruitment persoonlijker, toegankelijker en efficiënter te maken. AI is heel geschikt voor taken die vaak terugkomen en handmatig veel tijd vragen. Dat geeft ons als recruiters juist meer ruimte voor gesprekken en andere werkzaamheden waar persoonlijke aandacht, expertise en een menselijke afweging nodig zijn,” licht Celly toe.
Saskia sluit af: “Natuurlijk hebben we tijdens dit proces geleerd, bijvoorbeeld dat een AI agent niet ‘af’ is zodra deze live gaat. Juist dan kun je goed optimaliseren door echte gesprekken te volgen en zie je waar instructies aangescherpt kunnen worden. Maar wat we anderen sowieso aanraden: waag de sprong, begin klein, kijk goed mee en geef AI stapsgewijs meer verantwoordelijkheid. Kies voor AI waar het kan en voor persoonlijk contact waar dat waarde toevoegt.”
Wil jij de sprong wagen? Probeer de AI Hub gratis!
