Kurze Zusammenfassung
Eine lange Besetzungszeit bedeutet Produktivitätsverluste, hohe Kosten und eine höhere Wahrscheinlichkeit von Ausfällen. Wie kommen Sie schneller von einer freien Stelle zu einem Angebot? Denken Sie darüber nach, Kampagnen selbst durchzuführen, KI einzusetzen, Interviews zu kombinieren und den Prozess straff zu organisieren. Soft Conversions, automatisches Pre-Screening und ein aktiver Talentpool machen ebenfalls einen Unterschied. Mit RMA können Sie diese Tipps ganz einfach anwenden und es zahlt sich aus: Unternehmen, die die Möglichkeiten von RMA voll ausschöpfen, besetzen ihre offenen Stellen im Durchschnitt 11 Tage schneller.
Wie lange brauchen Sie, um Ihre freien Stellen zu besetzen? Gehören Sie zu den wenigen Glücklichen, die es in weniger als 3 Wochen schaffen? Oder möchten Sie die Zeit bis zur Besetzung verkürzen? Dann lesen Sie schnell weiter! In diesem Artikel geben wir Ihnen 7 praktische Tipps, um Bewerber schneller zu finden, auszuwählen und einzustellen. Damit die eine Person im Team nicht lange vermisst wird und Sie hohe Kosten vermeiden!
Der Unterschied zwischen der Zeit bis zur Besetzung und der Zeit bis zur Einstellung
Die „Time to Fill“ gibt an, wie viele Tage Sie benötigen, um von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zu einem angenommenen Angebot zu gelangen. Je schneller es Ihnen gelingt, geeignete Kandidaten zu gewinnen und auszuwählen, desto kürzer ist Ihre „Time to Fill“. Sie sagt also etwas über die Effektivität und Effizienz Ihrer Rekrutierungsstrategie aus und ist daher ein wichtiger KPI, den Sie im Auge behalten sollten.
Die Begriffe "Zeit bis zur Stellenbesetzung" und "Zeit bis zur Einstellung" werden oft synonym verwendet, aber es gibt einen klaren Unterschied. Bei der "Time to fill" beginnt die Uhr ab dem Zeitpunkt zu laufen, an dem Sie die Stelle ausschreiben. Die Zeit bis zur Einstellung beginnt erst, wenn sich ein Bewerber bewirbt. Die Zeit bis zur Einstellung gibt daher vor allem Aufschluss darüber, wie reibungslos Ihr Bewerbungsverfahren verläuft, während die Zeit bis zur Einstellung auch Aufschluss darüber gibt, wie schnell es Ihnen gelingt, geeignete Bewerber zu finden.
Die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung
Wenn es um die „Time to Fill“ geht, kursieren die unterschiedlichsten Zahlen. Unser RMA-Trendbericht 2025 nennt einen Durchschnitt von 22 Tagen, während andere Studien teilweise sogar das Doppelte angeben. Im „State of Hiring 2025“ von Tellent ist von 37,1 Tagen in den Benelux-Ländern die Rede. Üblich sind Werte zwischen 22 und 40 Tagen, doch es gibt große Unterschiede zwischen Regionen, Stellenarten und Branchen.
Je kürzer, desto besser - warum die Zeit bis zur Besetzung wichtig ist
Sie wollen die Zeit bis zur Stellenbesetzung so kurz wie möglich halten, denn:
- Eine lange Zeit bis zur Stellenbesetzung kann auf einen langsamen Einstellungsprozess hindeuten, und die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber auf halbem Weg aussteigen, ist hoch. Und das ist eine Verschwendung von Zeit und Geld, die für die Gewinnung von Bewerbern aufgewendet werden.
- Eine lange Rekrutierungszeit kann auch auf den vorbereitenden Prozess zurückzuführen sein, d. h. darauf, Kandidaten an den Tisch zu bekommen. Wenn Sie nicht die richtigen Kanäle oder die richtige (Marketing-)Strategie für Ihre Zielgruppe nutzen, wird Ihre Pipeline schrecklich leer bleiben.
- Eine lange Besetzungszeit kostet das Unternehmen mehr, als Sie denken. Solange eine Stelle unbesetzt bleibt, entgeht Ihnen Produktivität, Sie verlieren möglicherweise Umsatz und setzen Ihr bestehendes Team zusätzlich unter Druck. Dies wiederum kann zu Fehlzeiten führen und/oder dazu, dass Sie vorübergehend externe Ersatzkräfte einstellen müssen. All dies summiert sich zu einer Menge.
Es gibt also viele Gründe, sich ernsthaft mit der Verkürzung Ihrer Besetzungszeit zu beschäftigen!
7 praktische Tipps zur Verkürzung Ihrer Besetzungszeit
1. Führen Sie Ihre eigenen Rekrutierungskampagnen durch
Recruiting beginnt damit, Ihre Zielgruppe zu erreichen und zu aktivieren. Soziale Medien sind ein sehr wichtiger Kanal zur Erreichung von Rekrutierungszielen (Stand van Werven 2025), und da ist es natürlich von Vorteil, wenn Sie die Social-Media-Kampagnen selbst gestalten und überwachen können. Der endlose E-Mail-Austausch mit einem externen Anbieter zur Veröffentlichung einer Kampagne verlangsamt den Prozess nämlich erheblich. Es ist dann keine Seltenheit, dass Ihre Kampagne erst einige Tage oder sogar Wochen später online geht.
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Wenn Sie von einer Software unterstützt werden, können Sie Ihre Einstellungskampagnen schnell und einfach selbst durchführen. Lassen Sie die Bewerber hereinströmen!
2. Nutzen Sie die KI
Die Anwendungen von KI in der Personalbeschaffung nehmen ständig zu. Machen Sie davon Gebrauch! KI-Tools können Ihnen zum Beispiel dabei helfen:
- Optimieren Sie Ihre Stellenausschreibung
- Verschiedene Inhaltsvarianten für Ihre Kampagnen erstellen
- Zusammenfassung von Vorstellungsgesprächen, z. B. mit dem Personalverantwortlichen und natürlich mit den Bewerbern
- Beantworten Sie die Fragen der Bewerber (sehen Sie sich den MrWork Recruitment AI Assistant an!)
Und vieles mehr! KI kann Ihnen viel Zeit ersparen und die Prozesse beschleunigen, sodass Sie die Stelle im Handumdrehen besetzen können.
3. Verwalten Sie den einstellenden Manager
Als Personalvermittler wissen Sie, wie wichtig Schnelligkeit in diesem Prozess ist. Einstellungsleiter sind sich dessen bei weitem nicht immer bewusst. Treffen Sie daher zu Beginn des Einstellungsverfahrens konkrete Vereinbarungen mit dem Personalverantwortlichen. Innerhalb wie vieler Tage bewertet er/sie die Bewerber? Zu welchen Zeiten wird in der Agenda Platz für Vorstellungsgespräche reserviert? Wie viele Vorstellungsgespräche sind erforderlich? Sorgen Sie dafür, dass Sie während des Auswahlverfahrens so wenig Zeit wie möglich verlieren, indem Sie diese Fragen im Voraus klären.
Damit verkürzen Sie nicht nur die Zeit bis zur Stellenbesetzung, sondern punkten auch bei den Bewerbern. Diese wissen einen reibungslosen Ablauf immer zu schätzen.
4. Nutzen Sie sanfte Umstellungen
Die meisten Bewerber sind nicht bereit, sich sofort zu bewerben. Nur wenige Prozent der Personen, die sich Ihre Stellenausschreibung ansehen, bewerben sich anschließend auf die Stelle. Das liegt nicht daran, dass die anderen nicht interessiert sind, sondern eher daran, dass sie noch Fragen haben oder unsicher sind, welcher Schritt der richtige ist.
Mit „Soft Conversions“ – wie einem WhatsApp-Pop-up oder der Anmeldung zu einer Veranstaltung – motivieren Sie diese Kandidaten dazu, doch noch aktiv zu werden. Sie nehmen Kontakt auf, und von da an können Sie das Ruder übernehmen. Du beantwortest Fragen, räumst Zweifel aus und sorgst dafür, dass die Kandidaten immer begeisterter werden. Und sich dann doch bewerben.
Der Effekt? Sie werden viel schneller Kandidaten in Ihrer Pipeline haben, als wenn Sie auf den einen Kandidaten warten, der gerade aktiv sucht.
5. Kombinieren Sie Vorstellungsgespräche
Je mehr Gesprächsrunden Sie einbauen, desto mehr Zeit nimmt das Auswahlverfahren in Anspruch. In jeder Phase kann ein Kandidat ausfallen oder von einem Konkurrenten, der das Verfahren gut und schnell durchlaufen hat, aufgefangen werden. Dieses Risiko wollen Sie minimieren. Gleichzeitig muss die Auswahl natürlich sorgfältig durchgeführt werden.
Oft können Sie die Besetzungszeit noch verkürzen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen, zum Beispiel durch die Kombination von Vorstellungsgesprächen. Möchten Sie, dass ein Bewerber mit dem Personalleiter und später mit einem direkten Kollegen spricht? Dann planen Sie diese beiden Gespräche nacheinander am selben Tag. Sorgen Sie dafür, dass die Personalabteilung innerhalb von 24 Stunden nach den Gesprächen ein Angebot abgeben kann. So treffen Sie den Nagel auf den Kopf!
6. Automatisches Vorab-Screening
Ein Bereich, in dem viel Zeit gewonnen werden kann, ist das Pre-Screening. Als Personalverantwortlicher sind Sie schon sehr gut, wenn Sie sich immer innerhalb von 24 Stunden bei den Bewerbern melden, aber Sie sind bei weitem nicht der Einzige, der das öfter versäumt. Sie müssen dann manuell prüfen, ob der Bewerber die Anforderungen für die Stelle erfüllt, und auch das kostet Zeit.
Wenn Sie Automatisierungen für das Pre-Screening nutzen, werden Ihre Kandidaten sofort weiterverfolgt und 24/7 qualifiziert. Als Personalverantwortlicher wissen Sie sofort, welche Kandidaten am interessantesten sind, und die Kandidaten sind zufrieden, weil sie schnell wissen, woran sie sind. Eine Win-Win-Situation!
"Dank der automatischen Qualifizierung sparen wir rund 90 % der Zeit bei der Vorauswahl. Und auch die Qualität der Bewerber ist gestiegen." - Recruiter einer Agentur, die mit RMA arbeitet
7. Aktive Talentpools
Der beste Weg, Ihre „Time to Fill“ drastisch zu verkürzen, ist ein engagierter Talentpool. Nicht einfach nur eine Datenbank mit Bewerbern, die Sie nicht nutzen, sondern eine Gruppe von Talenten, mit denen Sie regelmäßig in Kontakt stehen, zu denen Sie eine Beziehung aufgebaut haben und die sich für Ihr Unternehmen engagieren. Mit einem solchen Talentpool hast du Gold in den Händen, denn bei einer neuen Stellenausschreibung musst du den gesamten Rekrutierungsprozess nicht von Null an neu starten. Die Chancen stehen gut, dass du die beste Person für den Job bereits kennst!
Der Einfluss von RMA auf die Zeit bis zur Besetzung
Viele dieser Tipps können Sie anwenden, indem Sie Software zur Automatisierung des Rekrutierungsmarketings (RMA) einsetzen. Damit können Sie Kampagnen durchführen, Soft Conversions einrichten, automatisch eine Vorauswahl treffen, mit Ihren Talentpools in Kontakt bleiben und sich von einem KI-Rekrutierungsassistenten unterstützen lassen.
Und das zahlt sich aus: Unternehmen, die Methoden zum Aufbau eines starken Talentpools eingeführt haben, benötigen im Durchschnitt 6 Tage weniger, um ihre Stellen zu besetzen, als Unternehmen ohne entsprechende Ressourcen. (MrWork RMA-Trendbericht 2025)
Und dabei haben wir erst von einem der sieben Tipps aus diesem Artikel gesprochen. Setzen Sie RMA voll und ganz ein? Dann sinkt Ihre „Time to Fill“ erst richtig. In unserer Untersuchung stellten wir einen Unterschied von 11 Tagen fest zwischen Unternehmen, die noch keine Vorstellung davon haben, was sie mit RMA erreichen können, und solchen, die RMA voll ausschöpfen (Time-to-Fill von 26 Tagen gegenüber 15 Tagen).
Die Daten sprechen für sich selbst. Das ist es, was Sie tun müssen, um in der schnelllebigen Welt der Personalbeschaffung mithalten zu können!
