Jeder will etwas mit KI zu tun haben", aber zu oft ist die Implementierung ein Selbstzweck. Guillaume Onclin ist seit acht Jahren in der Personalbeschaffung tätig und arbeitet jetzt als unabhängiger Berater. Er sieht täglich, wo der Gewinn liegt: nicht in separaten Tools, sondern in Prozessen, die KI-nativ sind. "Sie richtig zu implementieren, so dass sie tatsächlich einen Mehrwert bringt, ist noch viel schwieriger. Aber eine Welt ohne KI ist heute schon kaum noch vorstellbar".
In diesem Artikel lesen Sie seine Vision, die drei Reifephasen, die er in Organisationen sieht, die wirklichen Vorteile (und Risiken) und wie man vom Experiment zur skalierbaren Wirkung kommt.
Erkennen Sie die drei Phasen und wählen Sie bewusst, worauf Sie hinarbeiten
Guillaume erkennt drei verschiedene Phasen bei der Einführung von KI in Unternehmen:
- Phase 1, Experimentieren durch Personalverantwortliche: Personalverantwortliche probieren kostenlose Tools aus, um Texte umzuschreiben oder Lebensläufe zusammenzufassen, oft ohne einen Rahmen oder eine Richtlinie. Guillaume zufolge "experimentieren die Personalvermittler meist auf eigene Faust". Das Ergebnis ist eine Fragmentierung und die Gefahr von Datenlecks.
- Phase 2: Das Unternehmen beschafft Tools: Offizielle KI-Lösungen tauchen auf, nur die Arbeit bleibt manuell. Es wird immer noch zwischen Systemen kopiert und eingefügt, was KI eher zu einem zusätzlichen Schritt als zu einem Beschleuniger macht. Guillaume erklärt: "Unternehmen bieten KI-Tools an, die man nutzen kann, aber ein Großteil der Arbeit liegt immer noch beim Recruiter."
- Phase 3, KI ist Teil des Workflows: KI ist mit Ihrem ATS und Automatisierungen verbunden. Beim Erstellen einer Stellenausschreibung erscheinen automatisch Textentwürfe, Zielgruppenvarianten und eine erste Auswahlliste. Er erklärt: "Sobald Sie eine Rolle zu Ihrem ATS hinzufügen, laufen KI-gesteuerte Schritte automatisch ab." Dies ist das Zielbild, hier liegt die Skalierbarkeit.
Warum der Sprung von 2 auf 3 stockt (und wie man ihn trotzdem schafft)
Der Wille ist da, die Integration ist es nicht. Viele Anbieter bauen Funktionen für den einzelnen Nutzer, nicht für die Verknüpfung mit APIs und Webhooks. Infolgedessen bleibt KI etwas, mit dem man nebenher arbeitet. Guillaume merkt an: "Die Anbieter konzentrieren sich auf sofort einsetzbare Funktionen für Recruiter, nicht darauf, wie diese Funktionen Teil von Automatisierungen werden. Der Durchbruch kommt, wenn man KI mit Prozessereignissen verknüpft, z. B. wenn eine Stelle geschaffen, ein Vorstellungsgespräch angesetzt oder eine Vermittlung abgeschlossen wird, und das System zu diesem Zeitpunkt automatisch die richtigen Aufgaben auslöst."
Der wahre Gewinn: Zeit zurück, bessere Daten, stärkere Gespräche
Der greifbarste Gewinn ist Zeit. Er betont: "KI bringt einen gigantischen Effizienzgewinn." Außerdem steigt die Datenqualität, weil man mehr und konsistenter erfasst. Und die Gespräche werden besser, vor und nach dem Interview. In seinen Worten: "KI hilft bei der Vorbereitung und Auswertung, welche Fragen haben Sie übersehen, welche Signale hat der Bewerber gegeben, welche Nachbereitung ist sinnvoll." Gleichzeitig warnt er vor Risiken für den Datenschutz, wenn man weiter mit kostenlosen Tools experimentiert. Guillaume sagt: "Personalvermittler nutzen KI sowieso, man sollte sie lieber intern einsetzen, um die Privatsphäre von Kunden und Kandidaten zu schützen."
Denke zuerst an den Kandidaten, AI als Service für den Bewerber
Bei der Diskussion über KI geht es für Personalverantwortliche oft um Produktivität. Guillaume möchte die Perspektive erweitern. Er sagt: "Ich fände es gut, wenn wir mehr darüber reden würden, wie wir die Erfahrung von Kunden und Kandidaten verbessern können. Ein konkretes Beispiel ist eine KI-gesteuerte Übungsumgebung für Bewerber, die automatisch nach der Bestätigung des Vorstellungsgesprächs verschickt wird und auf die jeweilige Rolle zugeschnitten ist. Die Bewerber üben die Fragen, feilen an den Antworten und kommen besser vorbereitet ins Gespräch. Das ist ein spürbarer Wert, nicht nur schneller, sondern vor allem besser."
Roadmap von Phase 1 bis Phase 3, ohne Umwege
- Machen Sie KI sicher und zentral: Wählen Sie Unternehmenslösungen und verbannen Sie kostenlose Tools für sensible Daten. Er betont: "Wegen des Datenschutzes sollte man sie lieber intern nutzen."
- Investieren Sie in die Datenqualität: Standardisieren Sie die Felder, setzen Sie die Vollständigkeit der Daten durch, erfassen Sie Entscheidungen und Notizen einheitlich. "Dieser Bedarf ist nur gestiegen", sagt er.
- Automatisieren Sie die Unterströmung: Verknüpfen Sie KI mit Ihren wichtigsten Prozessereignissen. Beginnen Sie mit zwei oder drei kritischen Abläufen, wie z. B. der Veröffentlichung von Stellenangeboten und der Planung von Vorstellungsgesprächen, und bauen Sie diese dann aus.
- Bauen Sie tiefer, nicht breiter: Weniger Tools, mehr Integration. Er warnt: "Vermeiden Sie eine fragmentierte Landschaft mit verschiedenen Tools, machen Sie KI zu einem echten Teil der Automatisierung."
- Messen Sie, was zählt: Verfolgen Sie die Zeit bis zur Vorauswahl, die Vollständigkeit der Daten, den NPS der Bewerber, die Qualität der Einstellungssignale und die Vorbereitungszeit für Vorstellungsgespräche.
- Entwerfen Sie für den Kandidaten: Standardisieren Sie Updates, Vorbereitung und Feedback. Sehen Sie KI als Service, nicht als Gimmick.
Technologie ist Mittel, Prozess ist König
Eine neue Technologie ist nie das Ziel an sich. Guillaume bringt es auf den Punkt: "Es geht darum, wie Sie arbeiten wollen, Sie suchen die richtige Technologie, die dazu passt, die Technologie ist ein Mittel". Beginnen Sie also mit den Abläufen, die Sie verbessern wollen, für Personalverantwortliche, Personalleiter und Bewerber. Wählen Sie dann das Tool, das dies ermöglicht, und verknüpfen Sie KI mit Ihren Prozessereignissen. Beginnen Sie mit einem Arbeitsvorgang von Anfang bis Ende und automatisieren Sie ihn, und wenn er gut funktioniert, führen Sie ihn aus. So kommen Sie vom Buzz zum Business und erreichen Phase 3: KI als Motor Ihres Rekrutierungsprozesses.
