Die Personalbeschaffung verändert sich schnell. Neue Tools, KI, Chatbots, WhatsApp-Anwendungen, Dashboards, Trichter. Dennoch stellt Interim-Recruitment-Manager Thijs Hoekzema fest, dass viele Unternehmen an der Basis immer noch auf dieselbe Weise arbeiten.
Und genau hier liegt seiner Meinung nach die eigentliche Herausforderung. "Oft kommt die Rekrutierung erst in Gang, wenn bereits eine Lücke entstanden ist. Dann muss es plötzlich schnell gehen. Die Kampagne läuft, das Follow-up wird beschleunigt, die Personalverantwortlichen stehen unter Druck. Aber die Bewerber warten nicht." Thijs zufolge beginnt ein vorhersehbarer Zustrom nicht mit einer freien Stelle, sondern mit einer kontinuierlichen Strategie.
Post & Pray ist keine Taktik, sondern ein Signal
Wo liegt seiner Meinung nach der größte Gewinn? Nicht in einem bestimmten Tool oder Kanal, sondern darin, wie Unternehmen die Personalbeschaffung betrachten.
"Wir nennen es proaktiv, aber oft ist die freie Stelle immer noch der Ausgangspunkt. Wir stellen sie online und hoffen, dass sich die richtigen Leute melden."
Dieses Muster macht die Personalbeschaffung abhängig von Spitzen und Tiefs. Die Teams machen Überstunden, wenn der Druck hoch ist, und das Budget wird erst freigegeben, wenn der Bedarf da ist. Infolgedessen bleibt die Personalbeschaffung oft reaktiv organisiert. Kontinuität hingegen sorgt für Ruhe und einen besseren Zulauf.
"Es gibt nur wenige Unternehmen, in denen die Personalbeschaffung als strategische Abteilung angesehen wird. Oft ist sie ein operativer Zulieferer: Wir brauchen zusätzliche Leute, also sorgen Sie dafür."
Wenn der Zustrom weiterhin davon abhängt, ob eine Stelle online gestellt wird, wird das Timing entscheidend. Und das Timing ist selten perfekt. Das sind die Folgen:
- Kampagnen werden in aller Eile aufgesetzt
- Die Nachfolge lässt nach, sobald sie beschäftigt ist
- Stakeholder ziehen an Ihrem Ärmel für "nur ein schnelles" Ergebnis
- Der Kontakt zu den Bewerbern wird eher transaktional als persönlich
- Daten bleiben oberflächlich: Vakanz besetzt, fertig
Thijs sieht oft, dass Letzteres schief läuft. Viele Unternehmen bezeichnen sich selbst als datengesteuert, messen aber hauptsächlich im Nachhinein, was bereits geschehen ist. "Die Stelle wurde besetzt, also haben wir die Daten. Aber die eigentliche Frage ist: Woher kam die Einstellung, warum passte die Person und ist sie nach einem Jahr immer noch beschäftigt? Daraus kann man lernen. Darin liegt der wahre Wert."
Technologie kann den Prozess beschleunigen, aber nur, wenn Sie es wagen, ihn anders zu gestalten
Thijs ist begeistert von Technologie und KI, gerade weil sie den gesamten Prozess von der Orientierung bis zur Einstellung beschleunigen können. Er knüpft dies jedoch sofort an eine Bedingung: Werkzeuge sind keine Lösung, wenn man weiterhin dem alten Modell folgt.
"Der Gewinn liegt im Prozess. Sie müssen als Personalvermittler nicht mehr alle Bewerbungen bearbeiten. Dass man die Schwelle senkt. Dass es sich persönlicher anfühlt, obwohl man automatisiert."
Als Beispiel für einen logischen Schritt nennt er einfache und niedrigschwellige Bewerbungen, etwa über WhatsApp, vor allem bei jüngeren Zielgruppen im Einzelhandel. Nicht, weil ein Lebenslauf nicht wichtig wäre, sondern weil man erst einmal die Hürde beseitigen will, um die Leute überhaupt in die Tür zu bekommen. "Viele Unternehmen denken immer noch: Wenn du bei uns arbeiten willst, musst du dir wirklich die Mühe machen, Lebenslauf und Anschreiben zu schicken. Das ist Unwissenheit. Die Menschen haben eine Wahl. Es liegt an uns, die Schwelle mit Hilfe der vorhandenen Technologie zu senken.
Vorauswahl-Tools und KI-Agenten können laut Thijs einen großen Mehrwert bieten, um das Frontend schlanker zu gestalten, ohne es unpersönlich zu machen. Weniger Verwaltungsaufwand, weniger Hin und Her, schnellere Vermittlung. Damit Recruiter Zeit für die Arbeit haben, bei der Menschen wirklich den Unterschied machen.
Wenn Sie mit KI Zeit gewinnen, investieren Sie diese Zeit in bessere Gespräche
Wenn Thijs durch Automatisierung einen Tag pro Woche zurückgewinnen könnte? Dann würde er ihn nicht in noch mehr Sourcing oder noch mehr Prozesse stecken: "Ich würde ihn für das Training von Vorstellungsgesprächen innerhalb der Organisation verwenden. Ein gutes Gespräch zu führen, ist ein großer Gewinn. Auch wenn man über Annahmen und Vielfalt spricht."
Laut Thijs wird immer noch viel zu wenig Zeit auf die Qualität der Vorstellungsgespräche verwendet. Dabei ist es genau das, wonach Bewerber ein Unternehmen beurteilen. Nicht nur danach, wie schnell der Prozess ist, sondern auch danach, wie ernst sie genommen werden. "Wenn man irgendwo zu einem Vorstellungsgespräch hingeht und es ist ein gutes Vorstellungsgespräch, dann kann ich das wirklich genießen. Selbst wenn man abgelehnt wird, kann man immer noch zur Tür hinausgehen und denken: Das war stark. Aber das kommt in der Realität leider nicht sehr oft vor."
Und das berührt genau das Versprechen von KI in der Personalbeschaffung, wie Thijs es sieht: nicht weniger Menschlichkeit, sondern mehr Menschlichkeit zur richtigen Zeit.
Vom Reagieren bis zum Lenken
Solange die Rekrutierung mit einer Vakanz beginnt, bleibt der Zustrom unvorhersehbar und die Masse diktiert weiterhin Ihren Prozess. Das erfordert eine andere Denkweise: Aufbau einer Struktur, die auch dann funktioniert, wenn viel los ist.
KI und Automatisierung können die Verwaltungs- und Massenarbeit erleichtern und geben Recruitern und Personalverantwortlichen mehr Raum für das, was im Moment den größten Nutzen bringt: eine bessere Auswahl, bessere Gespräche und ein richtiges Bewerbererlebnis. Thijs sagt: "Man muss davon ausgehen, wer der Beste ist. Aber Menschen sind in der Regel voreingenommen. Deshalb sollte man stattdessen in die Art und Weise investieren, wie man Vorstellungsgespräche führt und wie man auswählt, was sowohl zur besten Einstellung als auch zu einem optimalen Bewerbererlebnis beiträgt."
