Robine de Graaf, Gründerin von Shared Marketing, unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitgebermarke von innen heraus zu stärken. In diesem Artikel erklärt sie, wie man einen Business Case für Innovationen im Bereich Personalbeschaffung vorbereitet, Stakeholder einbindet und Szenarien nutzt, um Unterstützung zu gewinnen.
Von der Strategie zum Vorschlag: wie man es macht
Robine de Graaf betont, dass jeder Plan von der Jahresstrategie des Unternehmens ausgehen sollte. "Der Ausgangspunkt ist immer die Übertragung der strategischen Ziele auf die Organisation. Dabei geht es nicht unbedingt nur um die Ziele der eigenen Abteilung, was oft schief geht. Wie kann man das also richtig machen? "Lesen Sie sich den Jahresplan durch und zitieren Sie ihn wörtlich in Ihrem Vorschlag, so dass die Geschäftsführung und der Vorstand sofort erkennen, dass er an die zuvor festgelegten Ziele anknüpft. Das schafft eine solide Grundlage: ein 'Aha-Erlebnis', bei dem klar wird, dass der Vorschlag nicht für sich allein steht, sondern Teil umfassenderer Unternehmensziele wie Wachstum, Wettbewerbsfähigkeit oder Stärkung der Arbeitgebermarke ist."
Stakeholder und politische Dynamik
Robine de Graaf zufolge hängt der Erfolg eines Business Case stark von der frühzeitigen Einbindung der Stakeholder ab. Stellen Sie sich zwei Fragen: "Welche Personen werden von den Veränderungen betroffen sein, und wer wird die Entscheidung beeinflussen? Durch informelle Gespräche mit diesen internen Stakeholdern erhalten Sie Einblicke in Möglichkeiten und Stolpersteine. So verhindern Sie, dass sich später jemand übergangen fühlt und Widerstand leistet.
Politische Herausforderungen entstehen oft, wenn Einflussnehmer übergangen werden oder wenn kurzfristige Kosten und langfristige Werte aufeinanderprallen.
Tipp!
Robine rät, sich nicht nur auf das zu konzentrieren, was Sie in der Kosten-Nutzen-Analyse brauchen, sondern auch umgekehrt zu denken: "Was wäre, wenn wir das nicht tun? Wie werden wir in drei Jahren dastehen?" Dieses Szenario-Denken hebt die Diskussion von der Machbarkeit auf die strategische Bedeutung.
Wesentliche Komponenten und die Rolle der Daten
Laut Robine sollte ein Business Case niemals fehlen:
- Eine klare Problemdefinition
- Eine ausdrückliche Verknüpfung mit den Unternehmenszielen
- Eine Kosten-Nutzen-Analyse mit "einer Metrik, die zählt", unterstützt durch einige KPIs
- Transparenz über Unwägbarkeiten
- Ein Plan für die Einbeziehung von Stakeholdern in einer Pilotphase
Zu den Daten sagt sie: "Daten sind ziemlich wichtig, aber man muss sich nicht in allen KPIs verzetteln. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche." Sie verwendet Benchmarks und interne Messgrößen, um sowohl die Szenarien für ein "Ja" als auch für ein "Nein" zu untermauern, und spricht offen darüber, was schwer zu messen ist. Diese Ehrlichkeit schafft Vertrauen und verhindert, dass die Beteiligten später überrascht werden.
Fallstudie: Vom Widerstand zum Pilotprojekt
Ein konkretes Fallbeispiel: Ein Markenbotschafterprogramm, das jährlich eine beträchtliche Summe kostet, stieß zunächst auf den Widerstand der Finanzabteilung (hohe Kosten) und der IKT-Abteilung (Zeit und Energie für die Umsetzung). Anstelle einer sofortigen groß angelegten Umsetzung schlug Robine ein Pilotprojekt mit 30 Mitarbeitern über eine Online-Version vor. "Indem man klein anfängt und die Beteiligten selbst Erfahrungen sammeln lässt, kann man Widerstand in Begeisterung umwandeln", erklärt sie. Die IKT-Abteilung erhielt Zeit, sich mit dem Tool vertraut zu machen, die Finanzabteilung erkannte schnell den Mehrwert, und auch andere Beteiligte konnten sich von den Vorteilen überzeugen. Nach drei Monaten waren die Ergebnisse überzeugend und der Business Case wurde problemlos genehmigt.
Praktische Tipps und ein Ausblick auf das Jahr 2026
Zusammenfassend hat Robine de Graaf drei wichtige Ratschläge für Personal- und Einstellungsexperten:
1. "Beginnen Sie mit der Strategie, nicht mit der Idee".
Lesen Sie sich zunächst die Unternehmensziele und Jahrespläne durch, bevor Sie ein Instrument oder eine Initiative auswählen. Robine: "Fragen Sie sich: Welches strategische Ziel soll mit diesem Vorschlag erreicht werden? Eine Einstellungskampagne kann zum Beispiel nicht losgelöst vom Wachstumsziel für neue Märkte gesehen werden. Wenn Sie Teile des Jahresplans zitieren und Ihren Vorschlag ausdrücklich mit den vereinbarten Prioritäten verknüpfen, wirkt Ihr Plan nicht wie ein eigenständiges Projekt, sondern wie eine logische Erweiterung dessen, was die Organisation bereits erreichen will.
2. "Machen Sie es messbar, aber halten Sie es einfach"
Wählen Sie einen zentralen KPI, der in direktem Zusammenhang mit dem strategischen Ziel steht, und unterstützen Sie ihn mit einigen erkennbaren KPIs. Robine warnt: "Zu viele Zahlen lenken ab; die Entscheidungsträger wollen Klarheit über das, was wirklich wichtig ist." Angenommen, Sie wollen die Zeit bis zur Einstellung eines Bewerbers verbessern: Dann können Sie die durchschnittlichen Tage bis zur Einstellung eines Bewerbers als Kernkennzahl und die Zufriedenheit des Personalleiters oder die Erfahrung der Bewerber als unterstützenden Indikator verwenden. Auf diese Weise können Sie Ihren Business Case gut begründen, ohne Druck auf umfassende Datenproben auszuüben.
3. frühzeitige Einbindung von Interessengruppen mit unterschiedlichen Perspektiven
Nicht nur direkte Kollegen, sondern vor allem diejenigen, die Einfluss haben oder Einwände erheben können (Finanzen, IKT, operative Abteilungen). Erstellen Sie eine einfache Stakeholder-Übersicht, planen Sie kurze Check-Ins und beziehen Sie deren Feedback in Ihren Vorschlag ein: Die Leute werden sich gehört fühlen und ihre eigenen Bedenken in Ihrem Plan wiedererkennen. Robine warnt davor, dass ein Plan selten für sich selbst spricht". Lassen Sie ihn daher von den relevanten Interessengruppen überprüfen: Fragen Sie ausdrücklich nach, wenn es Unklarheiten oder Gegenargumente gibt.
Für einen ersten Business Case rät sie außerdem: Seien Sie nicht zu bescheiden, was das Problem angeht, und skizzieren Sie klar die Folgen, wenn Sie nicht investieren: "Wenn wir das nicht tun, wird unsere Position geschwächt und Wachstumsprojekte stagnieren.
Da die Anspannung auf dem Arbeitsmarkt bis 2026 unvermindert anhält, können Sie Wachstumsziele und Wettbewerbsdruck als Klammer nutzen. Diese drei Ratschläge - strategischer Ansatz, einfache Messbarkeit und umfassende, frühzeitige Einbindung der Stakeholder - tragen dazu bei, dass Ihr Plan überzeugender und robuster wird und eine größere Chance auf Zustimmung und echte Wirkung hat.
Über den Experten
Robine de Graaf ist Gründerin von Shared Marketing und Expertin für Employer Branding und Einstellungsstrategien. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitgebermarke von innen heraus zu stärken und setzt strategische Ziele in konkrete, realisierbare Rekrutierungsinitiativen um. Mit ihrer Erfahrung macht sie komplexe Rekrutierungsfragen überschaubar und umsetzbar - immer mit Blick auf die Wirkung und Unterstützung innerhalb der Organisation.
