Port of Opportunities geht mit KI und Automatisierung mit Vollgas voran
Eine Welt voller Möglichkeiten
Als Flüchtling oder Statusinhaber in den Niederlanden einen Job in der Hafenbranche finden? Port of Opportunities macht es möglich. Durch sein Fachwissen, sein Netzwerk und seine persönliche Beratung weiß er, wie er Neuankömmlingen in den Niederlanden eine Welt voller Möglichkeiten bieten kann.
Max Sips, Gründer von Port of Opportunities, erzählt: „Als Anfang 2022 der Krieg in der Ukraine ausbrach, kamen unglaublich viele Flüchtlinge in die Niederlande. Sie durften sofort arbeiten. Gemeinsam mit meinem Wunsch, in meiner Arbeit mehr persönlichen Kontakt zu Menschen zu haben, und meiner Erfahrung in der Hafenbranche haben wir damals – unter der Schirmherrschaft von Watertalent (Stellenportal für die Hafenbranche, Anm. d. Red.) – Port of Opportunities gegründet. Im August 2022 haben wir angefangen. Mittlerweile sind wir der Ansprechpartner Nummer eins, wenn es um die Vermittlung von Asylberechtigten und Flüchtlingen in einen Job im Hafen geht.“
Plug & Play Software aus den Niederlanden
Obwohl Port of Opportunities die maßgeschneiderte Software von Watertalent nutzen konnte, entstand nach 1,5 Jahren der Bedarf nach einem Tool, das speziell für die Personalbeschaffung entwickelt wurde. "Das CRM, das wir vorher benutzten, war nicht für die Ansprache von Kandidaten, die Speicherung von Profilen usw. ausgelegt. Als wir zu wachsen begannen, verlor ich den Überblick und wollte daher auf ein ATS umsteigen. Dies fiel mit dem Ausscheiden einer Kollegin zusammen, die das gesamte Personalmarketing für uns übernommen hatte. Sie hatte alles im Kopf, und es hätte unglaublich viel Zeit gekostet, das zu übernehmen und später an jemand anderen zu übertragen. Es wäre viel einfacher, unser Personalmarketing mit einem Plug-and-Play-Tool zu realisieren, mit dem sich jeder zurechtfinden würde. Als ich mit MrWork in Kontakt kam, kam der Ball ins Rollen", sagt Max.
"Ich habe mich bewusst für eine Software aus den Niederlanden entschieden. MrWork hat seinen Sitz in Rotterdam, genau wie wir, und mir gefällt die Tatsache, dass sie einen niederländischen Kundendienst anbieten und wir einen festen Ansprechpartner haben. Das ist alles viel persönlicher als bei diesen riesigen internationalen Softwareclubs."
Max Sips, Gründer von Port of Opportunities
Von diesem Moment an ging alles sehr schnell. Erik, Account Executive bei MrWork, erklärt: "An einem Freitag sprach ich zum ersten Mal mit Max über die Möglichkeiten von RMA. Am folgenden Dienstag hatten wir eine Demo und einen Business Case, und am Mittwoch war der Vertrag unterzeichnet. Satte vier Arbeitstage! Das zeigt, dass man sich bei Port of Opportunities gerne an die Vorgaben hält."
Max erklärt seine Wahl: "Ich habe mich bewusst für eine Software aus den Niederlanden entschieden. MrWork hat seinen Sitz in Rotterdam, genau wie wir, und mir gefällt die Tatsache, dass sie einen niederländischen Kundenservice anbieten und wir einen festen Ansprechpartner haben. Das ist alles viel persönlicher als bei diesen riesigen internationalen Softwareclubs."
Erste Neueinstellungen in kürzester Zeit
Ende 2024 ging Port of Opportunities mit Kampagnen über MrWork live. "Wir begannen mit einer Awareness-Kampagne und mehreren Job-Kampagnen. Daraus sind interessante Kandidaten hervorgegangen und ich weiß mit Sicherheit, dass eine Einstellung durch die Kampagne zustande kam. Von einer zweiten Einstellung gehe ich auch stark aus, aber da unser ATS zu diesem Zeitpunkt noch nicht eingerichtet war, konnte ich das nicht messen. Ich bin sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Es kommt eine Menge dabei heraus, vor allem, wenn man das ins Verhältnis zu dem setzt, was man investiert", sagt Max.
Niedrigschwellige Reaktion sorgt für den größten Zulauf aller Zeiten
Im April 2025 führte Port of Opportunities seine erste Lead-Kampagne durch und bereits nach 1,5 Wochen sprachen die Ergebnisse für sich. Max erklärt enthusiastisch: "Wir erhalten täglich Dutzende von Antworten und mehr als 80 % davon fallen in unsere Zielgruppe. Das Targeting funktioniert also sehr gut. Diese Kampagne liefert uns jetzt den bei weitem größten Strom von Bewerbern. Mehr als über andere Kanäle, die wir seit einiger Zeit nutzen, z. B. direkt über unsere Website und die Zusammenarbeit mit Kommunen, Agenturen und Jobcoaches. Mit Social Advertising können wir unsere gesamte Zielgruppe erreichen.
Der Erfolg dieser ersten Lead-Kampagne war kein Zufall. Port of Opportunities nutzt diese Art von Kampagnen immer noch häufig und erhält dadurch viele gute Kandidaten. "Im vergangenen Jahr kamen wir dank der Lead-Kampagnen mit 4.200 Kandidaten in Kontakt. Unsere besten Kandidaten stammen meist aus dieser Art von Kampagnen: Wir haben mindestens 48 Personen aktiv vermittelt und einen großen Teil von ihnen platziert", sagt Max.
Mehr Aufmerksamkeit, weniger Arbeit dank Automatisierung
Bei solchen Zahlen kann man einfach nicht mehr alle Antworten manuell nachverfolgen. Deshalb hat das Team Verstärkung bekommen: nicht durch einen Menschen, sondern durch KI-Kollegin Poppy. "Das ist ein Segen, besonders für ein kleines Team wie uns. Poppy übernimmt das gesamte Pre-Screening, was uns eine Menge Zeit spart. Sobald wir mit einem Kandidaten zu arbeiten beginnen, wissen wir schon viel mehr, zum Beispiel über Verfügbarkeit, Erfahrung und Motivation. Außerdem erhöht sich die Rücklaufquote, weil Poppy eine freundliche Erinnerung schickt, wenn sich jemand nach 24 Stunden noch nicht gemeldet hat", sagt Max.
Zuvor arbeitete Port of Opportunities mit einem statischen Chatbot, um das Pre-Screening zu automatisieren. Max sagt: "Ein KI-Agent funktioniert so viel besser, weil Poppy sich wirklich auf den Kandidaten einlassen kann. Poppy kann auch auf eine andere Sprache umschalten, wenn sie zum Beispiel merkt, dass der Kandidat auf Englisch kommuniziert. Die Erfahrung für die Kandidaten ist viel besser als bei einem geskripteten Pre-Screening."
Die KI-Agentin Poppy sorgt nicht nur für ein besseres Kandidatenerlebnis beim Pre-Screening, sondern auch im weiteren Prozess kann Port of Opportunities die Kandidaten besser begleiten. Max erklärt: "Unsere Vermittlung steht und fällt mit aufrichtiger Aufmerksamkeit und Beratung. Es mag konträr erscheinen, aber gerade durch den Einsatz von KI können wir persönlicher auf unsere Kandidaten eingehen. Poppy teilt die Kandidaten bereits in Kategorien ein, und auf der Grundlage der extrahierten Informationen sehen wir sofort, welches die Top-Kandidaten sind. Diesen Bewerbern können wir besondere Aufmerksamkeit und Beratung zukommen lassen. So sorgt KI für ein besseres Erlebnis für Recruiter und Kandidaten."
Unterm Strich ist die Zeitersparnis durch intelligente Technologie so groß, dass Port of Opportunities beschlossen hat, einen ausscheidenden Kollegen nicht zu ersetzen. "Mit dem ATS für Übersicht und Struktur, RMA für Kampagnen und dem KI-Agenten für die Nachbereitung haben wir jetzt ein System, das funktioniert. Dadurch arbeiten wir nicht mehr mit einem Team von acht (einschließlich zwei Praktikanten), sondern mit fünf Personen", sagt Max.
"Es mag widersprüchlich erscheinen, aber gerade durch den Einsatz von KI können wir unseren Kandidaten gegenüber persönlicher sein. Wir können diesen Bewerbern zusätzliche Aufmerksamkeit und Anleitung geben. Auf diese Weise sorgt KI für ein besseres Erlebnis für Recruiter und Kandidaten."
Max Sips, Gründer von Port of Opportunities
Eine Brechstange für den Vertrieb
Der zusätzliche Zustrom von Bewerbern hat auch ein unerwartetes Ergebnis: Er dient als Brechstange für den Vertrieb, um neue Kunden zu gewinnen. "Manchmal bringen unsere Kampagnen Kandidaten mit sehr spezialisiertem Wissen ein. Mit diesen Nischenprofilen können wir Kontakte zu Arbeitgebern knüpfen, mit denen wir derzeit nicht zusammenarbeiten, und so neue Kunden gewinnen. Dann kann man oft zur Rekrutierung in anderen Positionen beitragen", sagt Max.
Der Kurs für die kommende Zeit
Wie blickt Max in die Zukunft? "Wir werden Ende dieses Jahres an einen anderen Standort umziehen. Außerdem wollen wir jetzt sicherstellen, dass alle Tools und Software gut zusammenarbeiten. Kampagnen, die neue Website, die KI-Agenten und das ATS. Dann können wir in Sachen Effizienz noch einmal richtig Gas geben", meint Max.
"Es ist großartig, MrWork an unserer Seite zu haben. Da wir so schnell wachsen und vieles neu ist, ist es besonders praktisch, kurze Kommunikationswege mit den MrWork zu haben. Sie bieten uns immer eine helfende Hand", fasst Max zusammen.
