Mit einem KI-Kollegen beginnen, zunächst jedoch nur abends und am Wochenende. So ging das Amphia-Krankenhaus vor. Mittlerweile ist ihr KI-Kollege ständig im Einsatz: Er übernimmt die Vorauswahl der Bewerber und wickelt 80 % der Gespräche über die Karriereseite selbstständig ab. Loes Gerards-Bruin, Senior Employer Branding Specialist bei Amphia, erzählte in unserem Webinar mit Mees van Velzen (CEO von MrWork), welche Entscheidungen sie auf diesem Weg getroffen haben, welche Aufgaben bewusst bei den Personalvermittlern verbleiben und welche Erkenntnisse sie gewonnen haben. Haben Sie das Webinar verpasst? Lesen Sie hier die Erkenntnisse nach.
TLDR | Das Amphia-Krankenhaus hat vorsichtig mit einem KI-Kollegen begonnen: zunächst nur für Chats am Abend und am Wochenende, damit das Team zuschauen und bei Bedarf eingreifen konnte. Mittlerweile ist der KI-Kollege ständig im Einsatz, übernimmt die Vorqualifizierung von Bewerbern, die auf Kampagnen reagieren, und wickelt den Großteil der Gespräche über die Karriereseite selbst ab. Dadurch erhalten Bewerber immer sofort eine Antwort, und den Personalvermittlern bleibt mehr Zeit für persönliche Gespräche. Amphia traf bewusste Entscheidungen darüber, was den Menschen vorbehalten bleibt: Fragen zu Diversität und Inklusion sowie der Kontakt zu extrem schwer erreichbaren Zielgruppen werden vom KI-Kollegen stets an einen Personalvermittler weitergeleitet. Loes’ Rat für alle, die damit beginnen möchten: Schauen Sie sich die Schwachstellen in Ihren aktuellen Prozessen an und testen Sie eine Lösung zunächst im Rahmen eines Pilotprojekts.
Der Bewerberprozess im Mittelpunkt
Im Amphia-Krankenhaus stehen nicht nur die Patienten im Mittelpunkt, sondern auch die Bewerber. Denn nur so lassen sich alle offenen Stellen besetzen. „Alles beginnt damit, die Zielgruppe zu erreichen und zu begeistern. Das erreichen wir mit einer Geschichte. Eine Geschichte, die authentisch ist und den Praxisalltag widerspiegelt. Hat man das Interesse geweckt, ist der nächste Schritt die Kontaktaufnahme. Das muss für unsere Zielgruppe so einfach wie möglich sein, aber es muss auch machbar bleiben, allen zu antworten“, erklärt Loes Gerards-Bruin, Senior Employer Branding Specialist beim Amphia-Krankenhaus.
Dort lag das Problem: Eine große Organisation wie Amphia – mit rund 5.000 Mitarbeitern – erhält viele Anfragen von Bewerbern und Reaktionen auf Stellenanzeigen. Die Bewerber nutzten das Chat-Widget auf der Karriereseite gerne, doch die Bearbeitung dieser Chats kostete die beiden Personalvermittler viel Zeit.
Diese Herausforderung betrifft nicht nur Amphia. Aus der Umfrage im Webinar geht hervor, dass ein Drittel der Bewerber nach ihrer Bewerbung einige Tage warten muss, bis eine erste Rückmeldung von der Personalabteilung eintrifft. Während des Webinars erklärt Mees van Velzen, CEO bei MrWork, warum eine schnelle Reaktion für die Erfahrung der Bewerber so wichtig ist: „Die größte Frustration der Bewerber besteht darin, auf eine Rückmeldung der Personalabteilung warten zu müssen. Das beobachten wir eigentlich überall.“
Vorsichtig angefangen, jetzt immer im Einsatz
„Als MrWork seinen KI-Hub bei uns vorstellte, haben wir das sofort im Team besprochen. Könnte das etwas für uns sein? Es passte jedenfalls gut zu dem Innovationsdrang, der Amphia auszeichnet. Und wir erkannten das Potenzial eines solchen KI-Kollegen: Bewerber erhalten immer sofort eine Antwort, und unsere Personalvermittler sparen dadurch viel Zeit. Aber es war auch ziemlich aufregend. Deshalb ließen wir den KI-Kollegen zunächst nur die Chats außerhalb der Bürozeiten bearbeiten. So erhielt der Bewerber auch abends und am Wochenende sofort eine Antwort, und wir konnten das Ganze zunächst eine Weile beobachten“, so Loes.
Die Personalvermittler bei Amphia kamen schnell zu dem Schluss, dass der KI-Kollege nicht auf Kosten des persönlichen Kontakts zu den Bewerbern ging. Im Gegenteil! Sie hatten sogar mehr Zeit für echte Gespräche. Loes erzählt: „Deshalb setzen wir unseren KI-Kollegen nun für die Vorauswahl von Bewerbern ein, die direkt auf unsere Kampagnen reagieren, sowie für den Großteil der Gespräche über die Karriere-Website.“
Natürlich haben sich beim Einsatz eines KI-Kollegen auch einige Erkenntnisse ergeben: „Anfangs haben wir viel Zeit damit verbracht, alle Gespräche zu überwachen. Manchmal stellten wir fest, dass falsche Informationen weitergegeben wurden, was jedoch beispielsweise daran lag, dass diese Informationen auf unserer Website veraltet waren. Man erhält also auch direktes Feedback darüber, woran man arbeiten muss. Die Einführung eines KI-Kollegen lässt sich eigentlich mit der Einarbeitung eines neuen Kollegen vergleichen. Auch dafür muss man Zeit und Aufmerksamkeit aufwenden“, erklärt Loes.
Das Ergebnis: Bewerber erhalten immer sofort eine Antwort, und der KI-Kollege wickelt 80 % der Anfragen über die Karriereseite selbstständig ab, wodurch den Personalvermittlern mehr Zeit für den persönlichen Kontakt bleibt.
Die Kontrolle behalten, indem man seinen KI-Kollegen schult
Amphia traf bewusste Entscheidungen hinsichtlich der Arbeitsweise seines KI-Kollegen. Wann soll der KI-Agent das Gespräch weiterleiten? Wie sorgen wir für eine nahtlose Anbindung an die bestehenden Prozesse? „Wir haben uns dafür entschieden, dass Fragen zu Diversität und Inklusion immer von einem Personalvermittler bearbeitet werden. Außerdem gibt es einige Zielgruppen, die extrem schwer zu erreichen sind. Wenn diese Kontakt aufnehmen, möchten wir das Gespräch direkt selbst übernehmen. Solche Gespräche leitet der KI-Kollege immer an unsere Personalvermittler weiter“, so Loes.
Für eine reibungslose Anbindung an die bestehenden Prozesse war die Verknüpfung mit dem ATS (Jobylon) von großer Bedeutung.
Die nächsten Schritte für Amphia
Neben dem Einsatz ihres KI-Kollegen sieht Loes weitere Chancen für KI im Bereich der Personalbeschaffung: „Letztendlich wäre es toll, wenn KI uns bei der Auswahl von Bewerbern unterstützen könnte. Und natürlich beschäftigen wir uns auch mit GEO. Wie sorgen wir dafür, dass LLMs uns erwähnen? Das ist ein wichtiges Thema auf der Agenda der Personalbeschaffung.“
Loes’ Tipp für den Einstieg in die KI? „Schauen Sie sich Ihre aktuellen Prozesse an und achten Sie dabei besonders auf die Schwachstellen. Besprechen Sie mit dem Team, wie Sie diese mithilfe intelligenter Technologie lösen könnten, und probieren Sie es dann einfach mit einem Pilotprojekt aus. Erst dann sehen Sie wirklich, ob es für Sie funktioniert.“
